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为远程工作提高劳动力技能:5个最佳实践

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由SharePoint和Office 365传播者Alexandra Goger在 屈曲

当一切开始时,我们都尽了最大的努力去适应。公司转向电信行业,寻求即时补救措施以促进社会疏离并保护员工。尽管他们中的许多人都很好地处理了突然的切换,但他们正在数天,直到工作恢复正常。

只有它从来没有做过。

封锁已经过去了几周,许多企业主开始意识到,我们知道它将永远不会回来的办公室。在这些企业中,五大科技公司制定了在家工作的政策,以帮助全球员工适应新的现实,然后将其扩展到2021年中期。

哈佛商学院最近的研究表明,当COVID-19消退时,至少 16%的美国人 将切换到远程或混合工作。另一项使用美国统计局数据的研究估计,多达 美国工作的37%占全部工资的近一半,可以完全远程执行。大流行使正常的远程工作正常化。

长期帮助员工适应远程工作。

适应不断变化的工作环境面临诸多挑战。为您的员工配备一套全新的技能和才能,将使您的员工能够更有效地应对这些挑战。

您可以采用以下五种基本做法来帮助您的员工在办公室内外保持最佳状态:

1.鼓励时间意识和良好的工作组织。

虽然总是欢迎出色的组织技能,但在家庭工作环境中,这是必不可少的。预计远程办公人员可以在不费力的情况下按时交付高质量的工作,并且环境易于分散注意力和拖延。

您可以通过多种方式帮助远程员工提高时间和工作管理技能:

  • 引入诸如Basecamp,Trello或Asana之类的项目管理和协作工具,以促进家庭团队和个人之间的任务和项目的协调。
  • 为所有活动分配实际的截止日期,以使远程人员更轻松地计划工作。
  • 使用简洁明了的方向来减少混乱和误解。由于远程团队的沟通受到限制和支离破碎,责任制的管理更具挑战性,因此这一点尤其重要。

2.解锁终身学习。

在COVID-19大流行中,许多公司已经意识到提高员工技能以培养未来劳动力的重要性。为了减轻危机的影响,他们开始调动工人担任全新的职位,要求涵盖AI,数字化和自动化等领域的新技能。

在传统的课堂环境之外,已建立的工作职能进行了深刻的重组,给雇主和雇员带来了双重压力。缺乏面对面的监督,无处不在的干扰以及快速获取信息的困难越来越大,这只是一些常见的挑战。

远程公司学习者需要变得更加自给自足,并致力于终身学习以保持相关性。培训部门必须优先考虑学习者的参与,并调整培训计划以涵盖新技能。通过在线会议工具进行演讲并发送50页的PowerPoint幻灯片将不再有用。公司需要适应性强的解决方案,以实现自我驱动的学习,使远程员工能够有效地履行其重新定义的角色。

Moodle或Google Classroom等开源工具可以满足小型团队的需求,但是大型组织需要更强大的协作平台,例如 SharePoint学习管理系统。这些解决方案提供了全套现成的功能:

  • 提供各种格式的集中,组织良好的学习内容
  • 丰富的学习评估功能可保持远程学习者的积极性
  • 自定进度的学习,使远程工作者可以保持学习速度
  • 学习分析和报告以评估个人和小组的进度
  • 基于角色的访问并符合全球学习标准
  • 增强AI个性化,引人入胜,基于结果的学习

3.传播对网络安全威胁的意识。

在办公环境中,员工将安全视为理所当然。确保必要的保障措施是雇主的责任。但是当人们在家工作时,情况将完全改变。远程工作人员已成为抵御网络犯罪的第一道防线,但往往是最薄弱的一环。

剥夺了公司的安全控制权,远程员工更容易受到网络钓鱼,恶意软件,假登录屏幕和其他网络威胁的攻击。通过为个人和与工作有关的活动共享相同的设备,它们成为希望破坏业务信息的网络犯罪分子的轻松目标。在家中工作人员的疏忽,分心和对安全实践的缺乏理解,导致内部威胁的激增。

您可以通过实施全面的安全策略来应对这些新兴风险。它应该定义允许的BYOD做法的范围,并规定安全性控制措施,例如VPN,强密码和多因素身份验证。系统的安全意识培训是另一项至关重要的策略,可向您的员工提供有关现有威胁的建议,并帮助他们减少意外或无意的破坏。

4.使工人对数字工具更加满意。

研究证实COVID-19已经 对员工生产力的影响可忽略不计。即便如此,面对突然过渡到远程办公的经理们仍然普遍担心生产力下降。一个因素极大地影响了远程工作的效率-熟悉数字工具。

有几种方法可以帮助您的远程团队转换为启用技术:

  • 告知员工有效在家工作所需的所有基本工具。
  • 交流最佳做法和最常见的用例。
  • 强调每个平台的好处,以鼓励更频繁,更一致地使用。
  • 建立知识库以加快入职速度,并使其更容易找到相关信息。
  • 利用用户反馈来了解哪种解决方案最适合您的远程员工。
  • 实现同事之间的知识共享,不仅可以促进更快地采用技术,还可以加强分布式团队中的集成。

5.建立一个框架,以提高沟通技巧。

社会距离强加了一种全新的工作和沟通方式。它将重点从现场,面对面,即时通信转移到基于在线的交互,主要是异步交互。随着商务会议,日常工作和定期评估的在线转移,员工需要增强他们的沟通技巧,您可以在此过程中为他们提供支持。

首先,向您的员工询问他们的沟通偏好,并相应地调整可用的渠道。例如,对于不涉及日常合作的独立角色,电子邮件可能更有意义。另一方面,需要每天与团队保持联系的经理将从即时通讯应用程序和项目管理工具中受益更多。

其次,建立沟通策略,指定正式和非正式交流的可用渠道和首选渠道。该准则还应详细说明通信的节奏,并确定每个通道的最大响应时间。最后,举办在线研讨会,以帮助您的远程工作人员掌握新工具并提供有效的工作场所交流方面的数字培训。

综上所述。

在过去的几个月中,随着大流行迫使公司采用远程工作,工作场所发生了巨大变化。由于许多员工已经习惯于定期在家工作,因此远程办公已经从临时安排演变为永久性工作模式。需要一种更加结构化的方法来大规模地进行高效的远程办公,这将是一个漫长而复杂的过程。建议您采用上述最佳做法。

 

 

亚历山德拉·高格(Alexandra Goger)是SharePoint和Office 365的传播者 屈曲,这是一家总部位于丹佛的软件开发和IT咨询公司。 Sandra专注于SharePoint和Office 365功能,公司在采用这些平台时面临的挑战,并分享了有关如何改进SharePoint和Office 365部署并从中获得最大收益的实用技巧。